برنامج وتطبيق  Slack وكيفية العمل عليه

اليوم سنتحدث عن تطبيق مجاني ومدفوع في ذات الوقت يدعى Slack . فحتى نستطيع إنهاء أي مهمة في العمل نحتاج أن نتواصل مع عدد من زملائنا.

التواصل بشكل رئيسي يتم عن طريق تبادل الإيميلات، أو عبر التطبيقات المجانية مثل WhatsApp  و Telegram وغيرها.

كل هذه التطبيقات لها مزايا مختلفة ومنافسة لكن نستطيع أن نقول أنها للاستخدام الشخصي أكثر منها للاستخدام المهني.

Slack تم تصميمه خصيصاً للاستخدام المهني وتبادل الرسائل بين أعضاء طاقم العمل بمزايا منافسة لجميع التطبيقات التي تكلمنا عنها.

ولكن في خصوصية وأمان وتنظيم أكبر للمعلومات والملفات التي يتم تبادلها والأهم قدرة التطبيق على الاندماج مع الكثير من التطبيقات المستخدمة في مجال العمل.

والتي تمكننا من إدارة مشاريعنا من منصة واحدة.

ابق معي للنهاية، وسأشرح لك كيف سأستخدم هذا التطبيق من واجهتي كأدمن وكفرد تمت دعوته على Slack.

أين يبدأ العمل

أماكن وأشكال التطبيق Slack مختلفة يمكن أن تجده كبرنامج على الكمبيوتر أو على الويب أو كتطبيق على الأجهزة الذكية.

الواجهة ذاتها للتطبيق في كل مكان، وبهذا الفيديو سأستخدم نسخة من التطبيق، وأيضاً سأريكم لمحة عامة عن التطبيق على الجهاز الذكي خاصتي.

يبدأ استخدام تطبيق Slack بإنشاء بيئة العمل لنعمل فيه مع باقي زملائنا، سأدخل إيميلي أولاً وأطلب إنشاء بيئة عمل.

سيرسل التطبيق كود تأكيد على إيميلي، فأنقل الكود الذي وصلني إلى Slack وأكمل تعبئة البيانات.

ما هو اسم شركتك؟

هنا أكتب اسماً واضحاً لبيئة العمل، والاسم الذي يوضع هنا سيستخدم لإنشاء URL مميز، يتم استعماله في كل مرة تدخل فيها على Slack. فيجب أن تحفظها.

يمكن أن تقوم بتسمية بيئة العمل باسم مؤسستك أو فريقك أو مشروعك، أو الدائرة، أو ما تراه مناسباً .

فعندما ندخل على Slack سنضع تفاصيل أكثر، وننشئ غرف محادثات مختلفة لتخدم مراسلات مشاريعنا المتنوعة.

إدخال بيانات المشاركين Send Invitation

يطلب مني Slack إدخال بيانات الناس الذين سأعمل معهم في بيئة العمل، التي تم إنشاؤها.

شخصياً أفضل أن أرسل دعوات بعد أن أجهز بيئة العمل وأضبط إعدادتي وأنشئ غرف محادثة مختلفة تخدم مشروعي. بعد ذلك أحدد من أريد أن أدعو.

البدء بالعمل على تطبيق Slack

بعد أن دخلت Slack، سأرى الواجهة، وهي جداً بسيطة تنقسم إلى ثلاثة أقسام:

القسم العلوي القنوات

وتعني غرفة محادثة لأعضاء الفريق، يمكن أن تكون عمومية ليتم دعوة العامة للعمل، وأي شخص منهم يقدر أن ينضم لوحده.

أو قناة خاصة لمجموعة محددة تمت دعوتهم على هذه القناة  ولن يقدر أحد من المدعوين على بيئة العمل أن ينضم لها لوحده. فقط من تمت دعوته.

القنوات التي انضممت إليها، سواء العامة أو الخاصة تظهر لك في العمود الجانبي.

وأي عضو  ينضم لبيئة العمل في Slack تظهر له القناة العامة، وهذا المكان النسب كي تكتب قوانين المجموعة أو الإشعارات أو أي شيء عام، ليعرفه الجميع.

أما القناة العشوائية، فتعني أنك تستخدمها كما تشاء. ونستطيع إنشاء ما نريد من القنوات.

القسم الثاني Direct Massage

وهنا أستطيع أن أتراسل مع أي شخص تمت دعوته على بيئة العمل في هذه القناة، برسالة خاصة ولا أحد يراها.

القسم الثالث Chat

وهو مكان كتابة الرسائل والمحادثة بين كافة أعضاء المجموعة، وحتى أكتب في قناة معينة اختارها وأبدأ الكتابة.

إنشاء قناة جديدة  Create a Channel

لإنشاء قناة جديدة أضغط على إشارة + وأدخل بيانات القناة وأحدد إعداداتها، فإن قررت أن  تكون القناة خاصة، فقط الذين قمت بدعوتهم يستطيعون الإنضمام لهذه القناة.

أما إذا كانت قناة عامة، فيقدر أي شخص الإنضمام للمجموعة، أنا قمت بإنشاء عدة قنوات، خاصة وعامة.

قائمة Question

في قائمة Channels أجد question وأنا حملت عدة ملفات، بالضغط على إشارة +، أو بالجر والإسقاط.

وأستطيع التنقل بين كل القنوات واستعرض ما فيها، وأميز القنوات المفضلة لدي التي سأبقى متابعة لها، بتفعيل النجمة. وحينها تظهر القنوات في القسم العلوي في القائمة الجانبية.

من ذات المكان أستطيع استعراض بروفايلات الأعضاء الموجودون معي في هذه القناة، وأدعو من أريد إنضمامهم لهذه القناة أيضاً من هنا.

إضافة دبوس

عندما يكثر كم الرسائل بين أعضاء الفريق، يمكن أن تضيع رسائل مهمة ولذا عندما نضع دبوساً لها من البداية تظهر الرسائل في القسم الجانبي الأيمن، أستطيع إضافة موضوع للنقاش من زر إضافة.

من إعدادات القناة أستطيع دعوة زملائي للقناة وأعدل الإشعارات، وأترك القناة من القائمة العلوية اليمنى.

الخروج والعودة إلى القناة

لكن قرار مغادرة القناة قد يفيدنا في بعض الأحوال كي نبقى مركزين فقط على القنوات مهمة لنا في العمل. لكن في أي وقت إشراك نفسك في القناة مرة أخرى.

لوقف وصول الإشعارات لعدد من الساعات، هناك جرس يساعدنا على تعديل Snooze. وكل الإشعارات التي ستتراكم ستظهر ثانية  بمجرد إنتهاء المدة التي وضعتها.

وحينها تقدر أن تفحص كل شيء.

تزامن الأجهزة المترابطة بواسطة Slack

إن كل الإعدادات التي نضبطها والقنوات التي أنشأناها وكل ما عملناه على الكمبيوتر، يتم نقله مباشرة على تطبيق الجهاز الذكي المرتبط بتطبيق Slack.

إذا اتفق طاقم العمل على استخدام بيئة عمل Slack لإنهاء مراسلات أي مشروع فاجعل كل المراسلات والملفات التي يتم تبادلها على المشروع في هذا التطبيق.

أي ليس رسالة في تطبيق Slack، وملف في WhatsApp، وفيديو في massenger وهكذا.

إذا تمت دعوة عضو

هناك أكثر من مكان لدعوة زملائنا في القناة، وأي عضو تتم دعوته تصله بطاقة إنضمام، وما عليه سوى الضغط على رابط الدعوة ويتم تحويله مباشرة إلى القناة التي دعوته إليها.

أي عضو يتم دعوته يستطيع الإنضمام لأي قناة عامة أنشأتها كأدمن، وما عليه سوى أن يضغط على Channel ويستعرض كل القنوات العامة في بيئة العمل.

ويستطيع الإنضمام إلى أي واحدة ويباشر مراسلاتها.

حتى تستطيعون العمل معاً من أي مكان ومن أي جهاز وفي أي وقت، اطلب من زملائك الذين أرسلت لهم دعوات أن يقوموا بتحميل تطبيق Slack على أجهزتهم.

وهكذا تتواصلون معاً بفاعلية أكبر.

إعدادات المدعوين إلى بيئة العمل

ضروري أن ننتبه لإعدادت المدعوين إلى بيئة العمل لأنك يمكن أن تجعل أحدهم أن يساعدك في إدارة المجموعات، وخاصة عند إزدياد عدد الأعضاء والمراسلات.

كتابة الرسائل الخاصة

إذا أردت أن أتواصل مع أحدهم برسالة خاصة، أرسل له الرسالة بالضغط على إسمه وأكتب رسالتي.

وبنفس الطريقة يمكنني التراسل مع أكثر من شخص، بأن أدرج أسماء كل من أريد التواصل معهم في Direct Massages.

كل ما يكتب في Slack له رابط خاص

كيف أستفيد من ذلك، بأن أستخدم الرابط كإشارة للمحادثة التي صارت بيني وبين الشخص الآخر، سواء بنفس القنوات أو بقناة أخرى أو برسالة.

كل ما علي فعله هو إدراج رابط هذه المحادثة في خلال Chat، مباشرة يقوم Slack بجذب المحادثة كاقتباس.

سأنسخ رابط أحد المحادثات في قناة عشوائية، وأرى كيف سيظهر، سأعيد هذا العمل باستخدام Share، لأحصل على ذات النتيجة.

هذا يفيد عند ازدياد عدد المراسلات المتداولة بنفس القناة أو إذا أردت أن استشهد بما قيل في قناة أخرى، لا يعلم أفراد المجموعة بما قيل.

الإشعارات

وهي شيء ضروري أن أتحدث عنه، وهي الإشعارات التي أحصل عليها عندما يقوم أحدهم بالإشارة إلي برسالة أو مهمة معينة في أي قناة أنا مدرجة فيها.

لكي أتابع الإشعارات أضغط على Act ومنها تصل كل الرسائل التي حدث فيها إشارة لإسمي داخل بيئة العمل.

أي شيء يتم مشاركته في القناة نقدر أن نبحث عنه في أي وقت باستخدام محرك البحث في الزاوية اليمنى العلوية.

ولكن هذا لا يشمل المحادثة التي تتم في المجموعات الخاصة.

توافق Slack مع التطبيقات الخارجية

أهم ميزة في Slack والتي تجعله مكاناً مميزاً للتواصل والإدارة هو قدرة التطبيق على الإندماج مع عدد كبير من التطبيقات الخارجية التي تساعدني على إدارة عملي ومشاريعي من مكان واحد.

أختار القناة التي تضيف عليها التطبيقات المعينة، وأضغط على Apps ويتم تحويلي لصفحة تحميل التطبيقات الخارجية.

مميزات النسخة المجانية

هناك العديد من التطبيقات الخارجية التي نستطيع تفعيلها وتزيد من فاعلية Slack. وفي نسخة المجانية، نستطيع أن نفعل كحد أقصى عشرة تطبيقات.

أما بالنسبة للمساحة فيتوفر لنا 5 جيجابايت.

وأخيراً فإن Slack في نسخته المجانية يساعدني على التواصل بمكالمة فيديو مع أحد الزملاء، وذلك بالضغط على اسم العضو، فيظهر لي عدة خيارات.

وأختار Call، إن مشاركتك للفيديو ستفيد الناس الذين يبحثون عن مكان مناسب لتبادل الرسائل بطريقة مهنية وعملية.

نورا سعد